Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Suomen Tasolasiyhdistys ry, Klemelänkatu 10, 30100 Forssa, p. 0400 697391. jenni.heikkila [a] tasolasiyhdistys.fi. Yhteyshenkilö: Jenni Heikkilä.

2. Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien ja sen entisten jäsenien sekä yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja (”Rekisteröity”).

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rekisteröityjen henkilötietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden aikana, sen ylläpito ja kehittäminen sekä myös päättyneiden jäsenyyksien dokumentaation hallinta tietojärjestelmässä (”Järjestelmä”).

Henkilötietojen käsittely perustuu Yhdistyksen lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä sekä tietyissä tapauksissa sopimuksen täytäntöönpanoon.

4. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterissä käsitellään Yhdistyksen jäsenien henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Näitä tietoja ovat:

Rekisteröidyn etu- ja sukunimi;
Rekisteröidyn sähköpostiosoite;
Rekisteröidyn puhelinnumero;
Sähköisen viestinnän tunnistetiedot

Lisäksi rekisterissä on yritystietoa; eli postiosoite, toimiala, liikevaihto ja henkilökuntamäärä. Yhdistyksellä on käytössään rekisterit seuraavasti; Excel-pohjainen lista, Yhdistysavain palvelun rekisteri (jäsenillä pääsy jäsensivujen kautta omiin tietoihinsa) ja Mailerlite uutiskirjepalvelun rekisteri. Uutiskirjepalvelu kerää tietoa rekisteröidyn uutiskirjeen avauksista, klikkauksista ja listalta poistumisesta. Palveluiden tarjoajat ovat ilmoittaneet tietosuojastaan sopimuksessa ja verkkosivillaan.

Rekisterit on perustettu Yhdistyksen palveluista tiedottamiseen ja jäsensuhteiden hoitamiseksi. Rekisteriin merkitään ne tiedot, joita tarvitaan Yhdistyksen viestittäessä tulevista koulutuksista, tapahtumista, uusista palveluista ja muista uutisista.

Henkilötunnukset pyydetään ilmoittautuneilta erikseen vain silloin, kun yhdistys järjestää laivamatkoja tai muita ulkomaanmatkoja.

Päivitykset henkilötietoihin tehdään, kun muutoksista saadaan tietoa joko jäsenyrityksestä tai henkilöltä itseltään.

5. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään Rekisteröidyltä itseltään (jäsen) ja yrityksen internetsivuilta (mahdollinen jäsen tai yhteistyökumppani). Uutiskirje on tilattavissa Yhdistyksen internetsivuilta, jolloin tilauslomake toimii tietolähteenä. Yhdistyksen jäsenyyttä voi hakea internetsivujen kautta, myös tämä lomake toimii tietolähteenä. Tiedot on siis saatu rekisteröidyiltä henkilöiltä tai jäsenyyden/sopimuksen myötä.

6. Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on suojattu ja tallennettu Yhdistyksen Järjestelmään, johon on rajattu pääsy vain toiminnanjohtajalla, joka tarvitsee kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Kyseisellä henkilöllä on käytössään henkilökohtaiset käyttäjätunnukset ja salasanat.

Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Jäsenellä on henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasanasuojaus. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan. Käytetyt työasemat ja tallennusmediat ovat salattu.

Jäsenluettelo tulostetaan vain kirjanpitäjän ja toiminnantarkastajan lakisääteistä tarkastusta varten.

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Henkilötietoja voidaan luovuttaa Yhdistyksen yhteistyökumppaneille Yhdistyksen jäsenyyteen liittyvien toimenpiteiden ja palveluiden toteuttamiseksi.

Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille Järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti.

8. Henkilötietojen siirrot Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisteriin kerättyjä tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötiedot säilytetään rekisterissä niin kauan kuin Rekisteröity on Yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä Yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, ts. mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KKO 2017:15). Henkilötiedot voidaan säilyttää myös tätä kauemmin, jos sovellettava lainsäädäntö tai Yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellyttävät pidempää säilytysaikaa. Myös tietojen varmuuskopiointi tarkistetaan.

10. Profilointi

Yhdistys voi osana henkilötietojen käsittelytoimia toteuttaa Rekisteröidyn automaattista profilointia. Profiloinnin seurauksena rekisteröity saa hänelle paremmin kohdennettuja markkinointiviestejä.

Yhdistyksen tapauksessa profilointi tarkoittaa yritysten toiminnan perusteella tapahtuvaa profilointia, jolloin jaotellaan eri lasialan toiminnot omiinsa. Profilointi ei perustu Rekisteröidyn henkilötietoihin.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröity voi antaa Yhdistykselle kanavakohtaisia suoramarkkinointia koskevia suostumuksia ja kieltoja esimerkiksi kieltää sähköpostitse lähetettävät markkinointiviestit.

Lisäksi rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat Yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
vaatia henkilötietojensa poistamista;
peruuttaa suostumuksensa ja vastustaa henkilötietojensa käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen;
vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on Yhdistyksen oikeutettu etu;
saada henkilötietonsa koneluettavassa muodossa ja siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle edellyttäen, että rekisteröity on itse toimittanut kyseiset henkilötiedot Yhdistykselle, Yhdistys käsittelee kyseisiä henkilötietoja rekisteröidyn suostumuksen perusteella ja käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

12. Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa Rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli Rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

13. Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse yhdistyksen toiminnanjohtajan Jenni Heikkilän osoitteeseen jenni.heikkila(a)tasolasiyhdistys.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Suomen Tasolasiyhdistys ry
Jenni Heikkilä
Klemelänkatu 10
30100 Forssa

14. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 25.5.2018.